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广州会场会议室选择方法

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1、须注明会议所要求的所有重要条件

2、设计必须有利于各个场所的比较和选择

二、选择合适类型的场所

1、选择类型需要考虑的因素

a 可提供的会议资源状况也就是八大要素

b 该会议的程序

c 预计与会人数

d 与会人员背景情况定消费档次

e 最重要的是会议的目的和目标

f 与会者的偏好

2、场所类型和特点

三、按地点划分

在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区,那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流,良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。

对于需乘飞机从外地而来的与会者来说,位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间,不适宜选择这类酒店,而对于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店也是大受欢迎的。

四、现场参观注意事宜

1、报价方(酒店)接受和同意会议明细表中各项事宜;

2、报价房(酒店)应是侯选名单中较好的一个;

3、对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。

五、 亲临现场实地考察

1、会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;

2、只要可能,一定要在酒店建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观,因为这会使酒店产生直接费用;

3、不要出于个人原因再次参观酒店;不要随带家属同行;

4、考虑是否需要以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况,还是事先通知

5、酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;

6、考虑另一家酒店作为“备选”,以便谈判一旦失败不至于太被动。

六、根据考察对会议地点进行评估和确定

1、符合要求可定

2、有差距商谈改进

3、改进仍不符合再筛选